Вот несколько советов, как писать:
1. Тематическая часть
- Будьте кратки и лаконичны
Текст в теме письма должен быть менее 50 символов. Если вы напишите больше, клиенты, особенно те, кто просматривает на мобильных устройствах, не смогут полностью увидеть эту часть.
- Сделайте это незабываемым
Считайте эту часть призывателем.
2. Приветственная часть
Поскольку это первая часть вашего электронного письма, которую они видят при чтении, важно сделать ее правильно. Приветствие задает тон письма. Этот тон письма зависит от уровня близости между вами и получателем. Чем лучше вы знаете получателя, тем менее формальным будет приветствие. Если вы мало что знаете о покупателе, сделайте эту часть короткой. Во всех случаях лучше указывать имя получателя. Это поможет быстро наладить взаимопонимание и достичь цели.
Например, лучше написать «Здравствуйте, мисс/мистер Х», чем просто «Здравствуйте».
3. Часть тела
Хотя дружеский тон переписки лучше, у таких типов писем есть свои правила. Так что придерживайтесь формата и четко и прямо передавайте свое сообщение.
Представьтесь
Если получатель не знает вас, напишите свое имя, должность, как вы познакомились, кто вас представил и другую информацию. Для людей, которые вас знают, оставьте эту часть.
- Напишите кратко
В наши дни люди очень нетерпеливы, поэтому пишите коротко.
Сделайте цель вашего электронного письма ясной и прямой. Нумеруйте важные части, это делает текст более читабельным.
- Не давайте слишком много информации
Избегайте слишком подробных электронных писем. Напишите суть и при необходимости добавьте документацию. Используйте восклицательные знаки осторожно и используйте заглавные буквы только в случае необходимости.
4. Закрытие
То, как вы заканчиваете письмо, так же важно, как и то, как вы его начинаете. Потому что вы не хотите произвести неправильное впечатление на своего покупателя. Например, если нет знакомства с получателем, в конце рекомендуется писать «с уважением», а не «с любовью».
Завершить связь можно такими словами:
- Искренне;
- С любовью;
- Со всей моей искренностью;
- С наилучшими пожеланиями;
- Заранее спасибо;
- Спасибо;
5. Электронная подпись
Электронная подпись необходима для деловой переписки. Так вы будете выглядеть более официально и серьезно. Хорошая корпоративная электронная почта должна включать в себя:
Имя и адрес
Контактная информация
Ссылки на ваши профили в социальных сетях
Ссылка на календарь, если она доступна (чтобы люди могли отправлять вам приглашения на встречи)
Профессиональная фотография
В следующих статьях мы напишем о других типах писем.