Система управления мероприятиями ERA - ERA Event Management System (EMS)
Для организаций, работающих в сфере мероприятий и выставок, гибкое и полностью автоматизированное управление процессами является одним из ключевых условий успеха. Разработанная ООО ERAsoft система ERA Event Management System (ERA EMS) представляет собой многофункциональную и удобную платформу, которая отвечает именно этой потребности.
ERA EMS предоставляет организаторам выставок и мероприятий возможность управлять своей деятельностью из единого центра — через эффективную, безопасную и технологически продвинутую систему. Все этапы — от регистрации участников до заказа стендов, оплаты, контроля входа-выхода и рассылки писем — полностью автоматизированы в рамках системы. В результате снижается нагрузка на человеческие ресурсы, предотвращаются потери времени и обеспечивается максимальная прозрачность организационных процессов.
ERA EMS является идеальным решением для организаций, работающих в B2B-сегменте, особенно при планировании и управлении масштабными мероприятиями типа выставок и конгрессов.
Основной функционал: Управление мероприятием с ERA EMS
ERA EMS построена по модульному принципу в соответствии с потребностями организаторов выставок и мероприятий. Все этапы мероприятия — от планирования до исполнения — эффективно управляются в единой системе через панель управления мероприятиями.
Централизованная панель управления мероприятием
Система оснащена мощной админ-панелью. Здесь формируется общая структура мероприятия, отслеживаются организационные задачи, подготавливаются ежемесячные отчёты. Благодаря конструктору форм и главной страницы, не требующим технических знаний, становится проще собирать информацию об участниках и компаниях, а также оформлять сайты мероприятий.
Отдельные модули для участников и организаторов
В ERA EMS предусмотрены индивидуальные модули для организаторов, представителей, менеджеров и ответственных лиц. Для каждой роли назначаются отдельные полномочия, что обеспечивает эффективное распределение структуры мероприятия. Представители через личные кабинеты могут заказывать услуги, производить оплату и быть полностью готовыми к участию в мероприятии.
B2B-система и управление стендами
Одним из самых сильных сторон ERA EMS является профессионально построенная B2B-структура. Участвующие компании через систему заказывают стенды, представляют 3D-дизайн, указывают технические требования и совершают оплату онлайн. Каждое обращение участника автоматически анализируется системой, и дублирующие регистрации предотвращаются.
Автоматизированная коммуникация и информационные потоки
Благодаря модулю рассылки, включенному в платформу, становится проще устанавливать контакт с участниками, представителями, СМИ и посольствами. Напоминания, приглашения и важные уведомления отправляются системой автоматически. Также обеспечивается оперативная коммуникация с различными аудиториями посредством заранее подготовленных шаблонов писем.
Отчёты в реальном времени и контроль безопасности
ERA EMS предоставляет отчёты в реальном времени по всем этапам мероприятия — поток посетителей, статус оплат, технические заказы и др. Системы входа-выхода, контроль билетов и бейджей, а также специальные разделы для VIP-гостей обеспечивают безопасность и прозрачность мероприятия. С помощью генератора QR-кодов и модуля сертификатов процесс управления продолжается и после завершения мероприятия.
Основной функционал платформы ERA EMS включает:
- Многоуровневое управление мероприятиями и организаторами
- Управление дизайном и контентом сайтов мероприятий
- Формы регистрации для участников, посетителей, делегатов, спонсоров, спикеров
- Личные кабинеты: индивидуальная панель для каждого типа пользователя
- Динамический генератор форм и анализ ответов
- Управление конференциями и сессиями (программа, спикеры, презентации)
- Модуль B2B-встреч и система взаимного подтверждения
- Система отправки сертификатов (автоматическая/ручная)
- Модуль регистрации на месте и печати бейджей (онлайн и оффлайн)
- Статистические отчёты и послемероприятия анализы
- Генератор email-кампаний и статистическое отслеживание
- Панель заказа спонсорских и технических услуг
- Онлайн/оффлайн регистрация и система электронных билетов
- Модуль управления контентом и каталог мероприятий (онлайн-список участников)
Технические преимущества ERA EMS
ERA EMS является ценным решением для организаторов мероприятий не только благодаря своему функционалу, но и за счёт технической стабильности и гибкой архитектуры. Платформа разработана на основе современных веб-технологий и обладает инфраструктурой с высокой нагрузочной способностью. Это делает её идеальной для крупных выставок, международных мероприятий и проектов с большим потоком участников.
Система работает на архитектуре микросервисов и модульной структуре. Такой подход позволяет организаторам активировать и использовать только те модули, которые необходимы для конкретного мероприятия. Таким образом, обеспечивается индивидуальная конфигурация для каждого проекта и значительно оптимизируется пользовательский опыт.
С технической точки зрения платформа соответствует высоким стандартам безопасности. Данные защищены современными алгоритмами шифрования, а доступ пользователей обеспечивается многоуровневой аутентификацией. Действия пользователей отслеживаются в реальном времени, и все изменения фиксируются в журнале аудита.
Система разработана с полностью адаптивным дизайном и может быть использована без проблем с любого устройства — компьютера, планшета или мобильного телефона. Это позволяет организаторам контролировать процессы даже вдали от офиса в дни проведения мероприятия.
Ещё одним важным преимуществом является поддержка API. ERA EMS легко интегрируется с системами третьих сторон (CRM, платёжные платформы, email-сервисы и т.д.). Таким образом, можно адаптировать ERA EMS под существующую IT-инфраструктуру без необходимости её изменения.
Местное и международное применение ERA EMS
Сегодня ERA EMS является выбором ведущих организаторов выставок и мероприятий не только в Азербайджане, но и в регионе. Система активно используется в четырёх странах — Азербайджане, Турции, ОАЭ и Узбекистане — и ежегодно применяется в управлении десятками мероприятий в качестве основной платформы.
В Азербайджане внедрение системы получило широкое распространение благодаря деятельности компаний “Caspian Event Organisers” (CEO) и ITECA Caspian. Такие престижные мероприятия, как ADEX – Международная выставка обороны, Caspian Agro, Interfood Azerbaijan, EduExpo, BakuBuild и другие успешно были организованы с помощью ERA EMS. Их успешное проведение подтверждает высокую стабильность и функциональность системы.
Одним из первых крупных международных применений ERA EMS стало сотрудничество с турецкой компанией “ICA Events”. ICA Events — ведущая компания, организующая международные торговые выставки и конференции на рынках Ближнего Востока, Центральной Азии и Кавказа. Первым мероприятием, организованным с использованием ERA EMS, стала выставка “WorldFood Istanbul 2023”, в ходе которой система была задействована на полную мощность: регистрация, заказ стендов, B2B-встречи, email-уведомления и контроль входа-выхода осуществлялись в реальном времени.
В Узбекистане и ОАЭ (Дубай) ERA EMS была успешно адаптирована под потребности местных организаторов мероприятий. Версия, подготовленная с учётом региональных особенностей, ещё раз доказывает гибкость системы и её международный потенциал.
В Узбекистане известная компания Iteca Exhibitions использует платформу ERA EMS. Основной сайт компании iteca.uz и все связанные с ним сайты выставок функционируют на этой системе. Это сотрудничество демонстрирует, что ERA EMS — эффективное и надёжное решение для крупных выставочных платформ.
В Объединённых Арабских Эмиратах компания Caspian Events работает на платформе ERA EMS. Мероприятия, управляемые через сайт caspianevents.com, реализуются в версии, адаптированной под требования рынка Дубая, что ещё раз подтверждает гибкость системы и её способность к локальной адаптации.
Сегодня область применения ERA EMS расширяется, и ведутся работы над версиями, адаптированными к новым регионам. Наша цель — упростить работу большего числа организаторов выставок с помощью цифрового программного обеспечения и задать новые стандарты в управлении мероприятиями.
Планы на будущее
Команда ERAsoft постоянно совершенствует систему ERA EMS. На основе отзывов и потребностей клиентов добавляются новые модули, улучшается пользовательский интерфейс, расширяются возможности интеграции. В настоящее время ведётся работа над внедрением модулей аналитики на основе искусственного интеллекта, более глубокого анализа данных и систем предложений, основанных на поведении пользователей.
Одним из приоритетов также является расширение нашего присутствия на региональных рынках. Ближний Восток, Центральная Азия и Восточная Европа входят в число основных целевых рынков для ERA EMS. В этом направлении устанавливаются новые партнёрские отношения, увеличиваются возможности персонализации в соответствии с местными особенностями.
ERA EMS — это не просто программное обеспечение для выставок, а стратегическая платформа, делающая процессы в индустрии мероприятий более умными и управляемыми.
Цифровизируйте свои мероприятия с ERA EMS
С помощью ERA Event Management System вы сможете управлять своими выставками и мероприятиями более эффективно, быстро и современно. От регистрации участников до управления платежами, от рассылки писем до B2B-интеграции — всё в одной платформе. Благодаря этой системе вы снижаете нагрузку на персонал, экономите время и сохраняете полный контроль над своими мероприятиями.
Управляйте своими выставками и мероприятиями с ERA EMS эффективно, быстро и современно. Свяжитесь с нами для получения демонстрации.